Návod pre začínajúcich podnikateľov, ako vystaviť faktúru a čo musí obsahovať

Začali ste podnikať, získali prvú objednávku, vykonali dohodnutú prácu a už sa tešíte na svoj prvý zárobok. Prvým krokom bude vystavenie faktúry. Ide o dokument, ktorý síce pre neplatcov DPH povinný nie je, ale hodí sa aj ako účtovný doklad. Ten už povinný je. Tu je postup, ako vystaviť faktúru a čo všetko by mala obsahovať.

Grafická podoba

To, ako bude faktúra vyzerať z pohľadu rozloženia údajov a akú bude mať grafickú podobu, je len na vás. Jednoduchú faktúru je možné vystaviť prakticky v akomkoľvek textovom editore, napríklad aj v Exceli alebo Worde. Táto podoba bola v minulosti rozšírená, dnes však už existujú aj oveľa pohodlnejšie cesty.

Najlepšie je z hľadiska použiteľnosti, prehľadu a jednoduchosti používať špeciálne fakturačné programy. Viacero z nich je bezplatných, prípadne za menší poplatok navyše získate pokročilé funkcie pre ešte pohodlnejšie vystavovanie faktúr. Výhodou takýchto programov je aj jednoduchšia archivácia a spätné dohľadávanie.

Identifikácia obchodných strán a faktúry

Každá faktúra, bez ohľadu na jej grafickú podobu, musí obsahovať označenie, že sa jedná o faktúru. Identifikácia faktúry musí byť slovná a číselná, veľmi dôležité je, aby doklad bol označený slovom „Faktúra“. Tvar číslovania je na vás, ideálne je, ak sú faktúry číslované chronologicky a vzostupne.

Druhou dôležitou identifikáciou je označenie obchodných strán, čiže dodávateľa aj odberateľa. Tí musia byť identifikovaní obchodným menom, sídlom a identifikačným číslom organizácie známym ako IČO. Ak ide o platiteľa DPH, uviesť treba aj identifikačné číslo platcu DPH, tzv. IČ DPH. Daňové identifikačné číslo, tzv. DIČ, povinné nie je.

Sumy a dátumy

Podstatnou časťou faktúry je suma na úhradu. Tá musí byť jasná a zrozumiteľná pre obe strany. Odporúča sa preto písať nielen konečnú sumu, ale aj prípadnú sumu za mernú jednotku a vyjadrenie počtu týchto jednotiek, pokiaľ sa to vzhľadom na povahu dodaného tovaru či služby dá.

Pri vystavení faktúry netreba zabudnúť ani na dva veľmi dôležité dátumy. Prvým je dátum vyhotovenia dokladu, čiže dátum vystavenia faktúry. To je deň, kedy faktúru vyhotovíte. Druhým je dátum uskutočnenia účtovného dokladu, čo je zvyčajne dátum dodania služby alebo tovaru, za ktorý faktúru vystavujete.

Čo ešte musí obsahovať faktúra platcu DPH

Ak ste platcom DPH, vaša faktúra musí okrem vyššie spomenutých náležitostí obsahovať aj niekoľko údajov a informácií navyše. V rámci Vašej identifikácie to musí byť už spomínané IČ DPH. Čo sa týka súm, na faktúre musí byť uvedená suma základu pre DPH a tiež jednotková suma uvedená bez DPH.

Uviesť treba sadzbu DPH vyjadrenú v percentách, sumu DPH a celkovú sumu aj s DPH. Pokiaľ budete vystavovať faktúru v cudzej mene, musíte uviesť DPH v mene Euro. Ak ide pri obchodnom vzťahu, ku ktorému sa faktúra viaže, o špeciálny režim DPH, treba to označiť príslušnou formuláciou v súlade so zákonom.

Čo faktúra obsahovať nemusí

Veľa podnikateľov v snahe nič nevynechať zapisuje do faktúry aj informácie a údaje, ktoré povinné nie sú. Faktúra nemusí obsahovať dátum splatnosti a ani číslo prípadnej objednávky, podľa ktorej bola faktúra vystavená. Oba údaje však môžu pomôcť podnikateľovi zorientovať sa pri evidencii faktúr  a objednávok, svoj zmysel majú aj pre účtovníka.

Povinnosťou nie je uvádzať variabilný symbol, pre identifikáciu platby je to ale veľmi dobrá pomôcka. Medzi záležitosti, ktoré faktúra tiež nemusí obsahovať, patrí aj váš podpis. Zároveň však platí, že forma faktúry musí byť vierohodná a práve preto sa na nej podpis, väčšinou aj s pečiatkou vystavovateľa, nachádzajú.

Autor článku
Ján Pavlík MBA

Od roku 2010 sa profesionálne venujem prenájmu registračných sídiel pre našich klientov v Bratislave a Trenčíne. V prípade záujmu o naše služby budem prvá osoba, ktorá bude s Vami komunikovať a prevedie Vás procesom zriadením sídla u nás.