1. Obchodný register

Základom akejkoľvek zmeny sídla či údajov spoločnosti je zápis týchto zmien v Obchodnom registri. Treba teda najskôr vypracovať podanie v príslušnej forme s prílohami, ktoré vyžaduje zákon a potom toto podanie doručiť v elektronickej alebo papierovej forme.

Súčasťou podania musí byť rozhodnutie spoločníka alebo zápisnica z valného zhromaždenia, preukázanie vzťahu k nehnuteľnosti, kde bude nové sídlo, úplné znenie novej spoločenskej či zakladacej listiny a samotný návrh podania. Ak budú všetky dokumenty formálne aj obsahovo správne, Obchodný register zmenu sídla zapíše a môže sa postupovať ďalej.

2. Daňový úrad, Sociálna poisťovňa, zdravotná poisťovňa

Do 30 dní od vykonania zápisu so zmenou sídla spoločnosti v Obchodnom registri treba túto zmenu ohlásiť aj na daňový úrad, po novom Finančnú správu. Úradu vrátite tiež staré kartičky DIČ a prípadne aj IČ DPH a počkáte na vydanie nových.

V prípade, že má vaša spoločnosť zamestnancov, za ktorých odvádza a platí sociálne a zdravotné odvody, je potrebné oznámiť zmenu sídla firmy aj do týchto inštitúcií, čiže do Sociálnej poisťovne a tých zdravotných poisťovní, kde sú zamestnanci poistení. Platí to aj vtedy, ak ste vy ako konateľ zároveň zamestnancom svojej spoločnosti.

3. Ostatné úrady

V prípade, že máte vozový park, je potrebné nahlásiť na miestne príslušnom Okresnom dopravnom inšpektoráte zmenu sídla spoločnosti, hlavne kvôli aktualizácii v databáze a kvôli vydaniu nového technického preukazu.

Zabudnúť by ste nemali ani na Štatistický úrad, hoci ten by sa mal o zmene dozvedieť automaticky, ale istota je istota. Ak máte prevádzky, treba informovať aj mieste úrady, či už samosprávu, regionálny hygienický úrad a podobne. Pokiaľ podnikáte na základe špeciálnych povolení, oprávnení a koncesií, informujte tiež úrady, ktoré ich vydali.

4. Banky, poisťovne a iné inštitúcie či firmy

Súbežne s ostatnými úradmi je potrebné aktualizovať adresu firemného sídla aj v niektorých komerčných inštitúciách. Štandardne ide o banku, kde má firma vedený účet, poisťovňu, kde má poistenú nehnuteľnosť alebo vozový park a poskytovateľov služieb, hlavne mobilného operátora a poskytovateľa pripojenia na internet.

V prípade, že máte priestor, kde sídlite, v prenájme, informujte o zmene sídla aj majiteľa nehnuteľnosti, aby ste mohli aktualizovať nájomnú zmluvu. Ak priestor vlastníte, nezabudnite oznámiť zmenu údajov do elektrární, vodární, plynární alebo na odvoz odpadu.

5. Klienti, zákazníci a obchodní partneri

Ak ste už informovali všetky úrady, inštitúcie a poskytovateľov služieb či servisu pre vaše podnikanie, treba sa zamerať na obchodných partnerov a klientov. Ideálne samozrejme je, ak ich o zamýšľanej zmene upovedomíte ešte vopred, ale nie je to nevyhnutnosť.

Po vykonaní zmeny sídla je v prvom rade treba informovať tých obchodných partnerov, ktorí vám vystavujú faktúru, aby ju mohli vystaviť so správnymi údajmi. Sekundárne potom informujte klientov a zákazníkov, ktorým vystavíte faktúru vy. V druhom prípade to nemusí mať špeciálnu formu, stačí to ako poznámka na už vystavenom dokumente.

6. Pečiatka, webstránka a dokumenty

Nie je nič horšie, ako keď príde potenciálny zákazník na váš web alebo profil na sociálnych sieťach a nájde tam neaktuálnu adresu. Dôležité je preto oznámenie zmeny sídla smerom k verejnosti aj takýmto spôsobom, online priestor nevynímajúc.

Okrem toho je potrebné zmeniť sídlo aj v kamenných pobočkách a prevádzkach, ak nejaké máte. Aktualizujte tiež prípadné reklamné letáky a prospekty, rovnako tak interné dokumenty používané vo firme alebo navonok, hlavne ich hlavičku, kde sa spravidla sídlo spoločnosti nachádza. Nezabudnite si dať tiež prerobiť pečiatku, ktorú ako konateľ používate.

Zverejnené: 16.september 2019, Kategória: Rady a tipy, Virtuálne sídla, Všeobecné